Als er één collega is die iedereen bij Brand New Day kent, dan is het Kelly, die er al vrijwel vanaf het begin is. Ze werkt zowel voor HR als het secretariaat, al zien we haar niet meer echt achter de balie.

Je zit fifty-fifty op HR en het secretariaat. Hoe zit dat?

“Toen het bedrijf flink begon te groeien, is dat opgesplitst. In de beginjaren werden HR en het secretariaat gezamenlijk gerund door een klein team, waar ik al sinds het begin bij zit.”   

Dan moet je piepjong zijn geweest.

“Klopt, ik was 20. Omdat ik graag fulltime wilde werken, kon ik naast het office-management ook de klantadministratie doen. Die afdeling bestond nog niet. We zaten toen trouwens nog in een herenhuis in Utrecht. Het was heel chaotisch, want het bedrijf was net twee weken bezig. Er waren nul processen. Alles kwam nog gewoon per post binnen, ik deed zo’n 100 overstapbrieven per dag. Na een jaar waren het iets te veel overstappers voor mij alleen en is er toch maar een aparte afdeling gemaakt.”

Wat is jouw verklaring voor het feit dat je er nog steeds bent?

“Elk jaar is gewoon weer heel erg leuk. Het is heel dynamisch. Om een voorbeeld te geven: twee weken nadat we de lease hadden getekend voor ons huidige kantoor ging alles dicht vanwege corona. Maar we konden wél doorgaan met verbouwen. Er was niemand hier; iedereen was thuis. En toen de collega’s mochten komen, was er genoeg ruimte om 1,5 meter afstand te houden. Alleen het openingsfeest ging helaas niet door. Zo gebeurt er altijd wel wat.”

Er is veel veranderd. Zijn er ook dingen hetzelfde gebleven?

“De cultuur van Brand New Day – daar hebben we het vaak over – is in de kern nog altijd hetzelfde. We houden de binding met elkaar door samen dingen te ondernemen. Deze week gaan we bijvoorbeeld hardlopen met mensen van verschillende afdelingen. Het is ook wel een beetje het type mens dat hier komt werken dat nieuwsgierig is en zich niet afsluit van de rest. We doen het met zijn allen. Zo zie ik dat in ieder geval wel.”

Houden jullie daar bij HR rekening mee?

“We zijn niet allemaal hetzelfde type en dat hoeft ook niet. Maar we gaan vanaf dit jaar wel een selectietool gebruiken omdat we denken dat mensen met de juiste competenties hier floreren. Die competenties komen voort uit de cultuur: ondernemend, aanpassingsvermogen en resultaatgericht. We denken dat dat wel de kern bevat.”

Hoe ziet jouw dag of jouw week eruit, hoe verdeel je dat tussen HR en het secretariaat?

“Mijn agenda is mijn leidraad, daarin staat alles wat ik doe. Ik werk met kleurtjes, zodat ik onthoud wat wat is en hoeveel tijd ik eraan besteed. Meestal plan ik een week vooruit, maar ik kijk ook altijd een maand verder. Dat komt ook door het werk. Het secretariaat moet gewoon heel veel plannen, soms wel een jaar vooruit. Privé plan ik ook heel veel, dat zit er gewoon in.”

Ik dacht dat het hier zo onvoorspelbaar was?

“Ja, maar voor sommige zaken moeten we echt vooruitkijken, want we kunnen niet ineens zeggen: oh, we doen volgende week een feest. Dus het hangt er een beetje vanaf. Het komt ook echt wel voor dat er iets is dat we ineens moeten implementeren. Tja, dan moeten we dat gewoon prio geven.”

Hoe is de taakverdeling bij het secretariaat en HR?

“Bij het secretariaat hebben we een wekelijkse, maandelijkse, kwartaalijkse en jaarlijkse takenlijst. We hebben twee toppers van officemanagers die het meeste werk doen, ik bewaak daarin de grote lijnen. Als iemand ziek is, kunnen we die taken heel makkelijk van elkaar overnemen, want we weten gewoon of je al koffie hebt besteld of nog niet, om een voorbeeld te geven. Bij HR is het weer anders.   Daar pak ik voornamelijk specifieke projecten op, zoals de implementatie van een performancemanagementtool.”

De afdeling HR is de afgelopen jaren flink in ontwikkeling geweest.

“Dat zijn we nog steeds. Ik denk wel dat we al mooie stappen hebben gemaakt, maar we zijn zeker bezig om nog te verbeteren. We kijken voortdurend naar wat we beter kunnen doen voor onze mensen, hoe we ze nog beter kunnen behouden. Het is nooit af.”

Wat maakt je trots?

“Dat we het toch maar mooi met z'n allen doen! Ik denk dat we vaker stil mogen staan bij wat er allemaal goed gaat. En elkaar ook gewoon complimenten geven. Daar gaan we nog meer aandacht aan besteden met die performancemanagementtool.’”

Dat is een mooi, maar ook vrij algemeen antwoord. Je betrekt het niet per se op jezelf.

“Klopt, daar ben ik niet zo van. Maar oké, ik was wel trots op hoe ik hier de verbouwing heb geleid, dat was heel leuk om te doen. Het was heel leerzaam en we hebben er iets heel moois van gemaakt met de middelen die we hadden.”

Heb je nog een leuke anecdote?

“Zo veel! We hebben meer dan tien jaar geleden een keer een Oktoberfest gegeven en voor iedereen outfits gehaald. Van die dirndels voor de vrouwen en lederhosen voor de mannen. Iedereen had het aan, zelfs Thierry, dat was echt fantastisch. Omdat we zo gegroeid zijn, zou dat nu niet meer te doen zijn. Maar het jubileumfeest dit jaar wordt ook echt heel erg leuk, iets wat we nog nooit hebben gedaan.”

Zelf ervaren wat Kelly bedoelt? Neem eens een kijkje bij onze openstaande vacatures. Of neem contact op met onze HR-afdeling voor een kop koffie of thee. Vinden ze leuk.